OM OSS | NYHETER | FRÅGOR OCH SVAR | KONTAKT
Avbokningsvillkor Konferens
KONFERENS MED LOGI
Om ni är 70 personer eller fler
Avbokning kan göras avgiftsfritt fram till 8 veckor innan ankomst
​Vid avbeställning senare än:
-
8 veckor före arrangemangets första dag ska Beställaren ersätta Leverantören med 25 % av värdet på beställningen.
-
6 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 50 % av värdet på beställningen.
-
4 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören 75 % av värdet på beställningen.
-
3 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören 100 % av värdet på beställningen.
-
Vid avbeställning av del av beställning ska ersättningen avse den avbeställda delen.
-
Avbokningen skall alltid göras skriftligt.
Om ni är färre än 70 personer
Avbokning kan göras avgiftsfritt fram till 6 veckor innan ankomst
​Vid avbeställning senare än:
-
6 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 25% av värdet på beställningen.
-
4 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 50% värdet på beställningen.
-
3 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med gäller 75 % av värdet på beställningen.
-
2 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 100% av värdet på beställningen.
-
Vid avbeställning av viss del av arrangemanget gäller ovannämnda regler.
-
Avbokningen skall alltid göras skriftligt.
Justering av deltagarantal
deltagarantalet kan justeras uppåt efter samråd med Projektledaren. Justeringar ner är
kostnadsfritt för 10% av antalet fram till och med 2 veckor innan bokningsdatum, därefter sker full debitering.
Specialkost
Allergier och kostavvikelser behöver vi veta två veckor innan ankomst. Vi tillgodoser inte dieter av olika slag men gäster med specialkost av religiösa, etiska och medicinska skäl ordnas. Vid ankomst dubbelkollas specialkost så det stämmer och skulle det efter detta dyka upp nya debiteras 120 kr ex moms per person för att täcka upp för matsvinnet som uppstått.
DAGKONFERENS
Om ni är 70 personer eller fler
Avbokning kan göras avgiftsfritt fram till 6 veckor innan ankomst
​Vid avbeställning senare än:
-
6 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 25% av värdet på beställningen.
-
4 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 50% värdet på beställningen.
-
3 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med gäller 75 % av värdet på beställningen.
-
2 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 100% av värdet på beställningen.
-
Vid avbeställning av viss del av arrangemanget gäller ovannämnda regler.
-
Avbokningen skall alltid göras skriftligt.
Om ni är färre än 70 personer
Avbokning kan göras avgiftsfritt fram till 5 veckor innan ankomst.
Vid avbeställning senare än:
-
5 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ​ersätta leverantören 25% av värdet på beställningen.
-
4 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören 50 % värdet på beställningen.
-
3 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören 75 % av värdet på beställningen.
-
2 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören 100 % av värdet på beställningen.
-
Vid avbeställning av del av beställning ska ersättningen avse den avbeställda delen.
-
Avbokningen skall alltid göras skriftligt.
Justering av deltagarantal
deltagarantalet kan justeras uppåt efter samråd med Projektledaren. Justeringar ner är
kostnadsfritt för 10% av antalet fram till och med 2 veckor innan bokningsdatum, därefter sker full debitering.
Specialkost
Allergier och kostavvikelser behöver vi veta två veckor innan ankomst. Vi tillgodoser inte dieter av olika slag men gäster med specialkost av religiösa, etiska och medicinska skäl ordnas. Vid ankomst dubbelkollas specialkost så det stämmer och skulle det efter detta dyka upp nya debiteras 120 kr ex moms per person för att täcka upp för matsvinnet som uppstått.
Det finstilta som gäller för möten hos Sunlight Hotel & Conference
Definitioner
Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Beställare är den person - juridisk eller fysisk - som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster. En bokningsförmedlare är ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar inklusive eller exklusive förmedling av betalning för bokningen.
Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.
Hur fungerar det om man vill avboka eller ändra i bokningen?
Ni kan både avboka och ändra ert event om ni gör det i god tid. Vilka tider som gäller har med bokningens storlek att göra och hur mycket ni vill ändra. Vi räknar med procent av beställningens totala värde (det totala värdet gäller även de tilläggsbeställningar som gjorts efter signering) för att göra det enkelt.
Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 30 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vi tillämpar digitala fakturor som standard. Vid önskemål om pappersfaktura tillkommer faktureringsavgift.
Förskott och betalningsvillkor
Ett förskott på 50 procent av bekräftat belopp ska betalas när bokningen görs mindre än tre månader innan arrangemanget. Om bokning görs mer än tre månader innan arrangemanget ska ett förskott på 25 procent betalas vid bokning och ett på 25 procent när det återstår tre månader till arrangemanget. Förskotten förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturornas datum. Fakturor på förskottsbeloppet sänds omgående efter bekräftad bokning samt tre månader innan arrangemanget när bokning skett mer än tre månader innan arrangemanget. Om förskottsbetalningen inte erläggs har hotellet rätt att avboka arrangemanget.
Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. ska det framföras senast 7 dagar innan utförandet av beställningen.
Värdefull egendom/ vållande av skada
Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Beställaren är ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare orsakar leverantörens inredning och fästen samt i händelse att det skulle krävas extraordinär städservice.
Avbeställning
Avbeställning ska ske skriftligt. För mer information se ovan.
Force majeure
Vid inträffandet av en exceptionell händelse, vare sig händelsen beror på högre hand såsom naturkatastrofer inkluderande men inte begränsat till vulkanutbrott, jordbävningar, långvarig torka, orkaner, översvämningar, plötsligt sjukdom och dödsfall till följd av epidemier och pandemier eller sociala force majeure såsom nya lagar, statens och organisationers ingripanden vars påverkan inkluderar men inte begränsar till uppror, krig, terrorism, restriktioner från regering eller annat som ligger utanför hotellets kontroll och förhindrar fullföljandet av avtalet, har hotellets rätt att häva avtalet utan skyldighet till ombokning, kompensation, återbetalning eller skadestånd. Hotellets åberopande av force majeure kommer att meddelas skriftligen till kund och kommer enbart att nyttjas som en sista utväg när ett oöverkomligt hinder föreligger till att leverera enlighet avtal och rimliga alternativa lösningar inte kan aktualiseras.
Ansvar för egendom/vållande av skada
Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se Värdefull egendom). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.
Tvister
För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.
Bokning genom förmedlare
Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.