SUNLIGHT HOTEL CONFERENCE & SPA

BOKNINGSVILLKOR

MÖTEN & KONFERENSER

Definitioner

Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Beställare är den person - juridisk eller fysisk - som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster. En bokningsförmedlare är ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar inklusive eller exklusive förmedling av betalning för bokningen.

 

 Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

Hur fungerar det om man vill avboka eller ändra i bokningen?

Ni kan både avboka och ändra ert event om ni gör det i god tid. Vilka tider som gäller har med bokningens storlek att göra och hur mycket ni vill ändra. Vi räknar med procent av beställningens totala värde (det totala värdet gäller även de tilläggsbeställningar som gjorts efter signering) för att göra det enkelt.

* Gäller 20 personer +

Önskar ni boka med oss är bokningen avbokningsbar fram till 6 veckor innan ankomst.​

  • Vid avbeställning senare än 6 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 25 % av värdet på beställningen.

  • Vid avbeställning senare än 4 veckor gäller 50 % värdet på beställningen.  

  • Vid avbeställning senare än 3 veckor gäller 75 % av värdet på beställningen.

  • Vid avbeställning senare än 2 veckan ska beställaren ersätta hotellet med 100 % av värdet på beställningen.

  • Vid avbeställning av del av beställning ska ersättningen avse den avbeställda delen.

  • Avbokningen skall alltid göras skriftligt.

  • Vid avbokning under den avbokningsfria perioden kommer en administrationsavgift om 10% av bokningsvärdet att debiteras för de förberedelser och arbetad tid som hotellet genomfört.

 

* Justering av deltagarantal 

  • Deltagarantalet kan justeras neråt med 20% fram till 2 veckor innan arrangemangets första dag, därefter neråt endast med max 10 personer fram till 7 dagar innan genomförandet.

  • Deltagarantalet kan dock eventuellt justeras uppåt senare än 7 dagar innan, kontakta oss för besked.

* Gäller upp till 20 personer

Önskar ni boka med oss är bokningen avbokningsbar fram till 5 veckor innan ankomst.

  • Vid avbeställning senare än 5 veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med 25 % av värdet på beställningen.

  • Vid avbeställning senare än 4 veckor gäller 50% värdet på beställningen.

  • Vid avbeställning senare än 3 veckor gäller 75% av värdet på beställningen.

  • Vid avbeställning senare än 2 veckor ska beställaren ersätta hotellet med 100% av värdet.

  • Vid avbeställning av del av beställning ska ersättningen avse den avbeställda delen.

  • Avbokningen skall alltid göras skriftligt.

  • Vid avbokning under den avbokningsfria perioden kommer en administrationsavgift om 10% av bokningsvärdet att debiteras för de förberedelser och arbetad tid som hotellet genomfört.

* Justering av deltagarantal 

  • Deltagarantalet kan justeras neråt med 10 % fram till 2 veckor innan arrangemangets första dag, därefter neråt endast med max 5 personer fram till 7 dagar innan genomförandet.

  • Deltagarantalet kan dock eventuellt justeras uppåt senare än 7 dagar innan, kontakta oss för besked.

Dagkonferens

  • Avgiftsfri avbokning kan göras senast 1 månad före ankomst.

  • Avbokning som görs mellan 4–2 veckor före ankomst debiteras med 50% i avbokningsavgift.

  • Avbokning 2 veckor före ankomst debiteras med 75% därefter fullt pris.

  • Avbokningen skall alltid göras skriftligt.

Förskott och betalningsvillkor

Bokningar med ankomst inom 30 dagar faktureras totalsumman vid bokningstillfället

Övriga bokningar

Ett förskott på 50 procent av bekräftat belopp ska betalas när bokningen görs mindre än tre månader innan arrangemanget. Om bokning görs mer än tre månader innan arrangemanget ska ett förskott på 25 procent betalas vid bokning och ett på 25 procent när det återstår tre månader till arrangemanget.

 

Förskotten förfaller till betalning inom 30 dagar från fakturornas datum.

 

 

Särskilda önskemål vid beställning 

Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. ska det framföras senast 10 dagar innan utförandet av beställningen. 

Extra kostnader kan tillkomma. 

 

 

Värdefull egendom 

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

 

 

Avbeställning

Avbokningar ska ske skriftligt. För avbokningsvillkor, vänligen se text nedan.

Betalning 

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 30 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

 

 Force majeure

Vid inträffandet av en exceptionell händelse, vare sig händelsen beror på högre hand såsom naturkatastrofer inkluderande men inte begränsat till vulkanutbrott, jordbävningar, långvarig torka, orkaner, översvämningar, plötsligt sjukdom och dödsfall till följd av epidemier och pandemier eller sociala force majeure såsom nya lagar, statens och organisationers ingripanden vars påverkan inkluderar men inte begränsar till uppror, krig, terrorism, restriktioner från regering eller annat som ligger utanför hotellets kontroll och förhindrar fullföljandet av avtalet, har hotellets rätt att häva avtalet utan skyldighet till ombokning, kompensation, återbetalning eller skadestånd. Hotellets åberopande av force majeure kommer att meddelas skriftligen till kund och kommer enbart att nyttjas som en sista utväg när ett oöverkomligt hinder föreligger till att leverera enlighet avtal och rimliga alternativa lösningar inte kan aktualiseras. 

 

 Ansvar för egendom/vållande av skada 

Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se Värdefull egendom). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.

 

 Tvister 

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut. 

 

 

Bokning genom förmedlare 

Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.